Nemokamas įrankis
PDF/A — archyvinis PDF formatas ilgalaikiam saugojimui
Sutartis, kurią šiandien atsidarote be vargo, po dešimties metų gali atrodyti kitaip arba neatsidaryti visai — pasikeitę šriftai, programos, formatai. Tam ir sukurtas PDF/A: archyvinis PDF, kuris atrodys taip pat ir po dešimtmečių.
Kas yra PDF/A?
PDF/A — tarptautinis archyvinio PDF standartas (ISO 19005). Nuo įprasto PDF jis skiriasi tuo, kad dokumentas privalo būti savarankiškas: visi šriftai įterpti į patį failą, jokių išorinių nuorodų, kintančio turinio ar priklausomybės nuo konkrečios programos. Tvarka naudoja PDF/A-2b variantą — jis užtikrina, kad dokumento išvaizda išliks tiksliai tokia, kokia buvo pasirašymo dieną.
Kodėl tai svarbu verslui: apskaitos dokumentus privaloma saugoti 10 metų, o sutartys galioja ir ilgiau. „Gyvas“ .docx failas per tiek laiko nebėra patikimas įrodymas — jis lengvai keičiamas ir priklausomas nuo programų versijų.
Kaip tai veikia Tvarkoje?
Konvertavimo nereikia daryti ranka — jis vyksta fone, automatiškai:
- Įkeliate .docx ar kitą dokumentą.
- Tvarka automatiškai paruošia archyvinę PDF/A-2b versiją.
- Kiekviena versija išsaugoma istorijoje — visada matote, kas ir kada keitėsi.
- Pasirašote kvalifikuotu el. parašu — archyvui lieka ir pasirašyta versija.
Dažni klausimai
Ar PDF/A atsidaro įprastomis programomis?
Taip — PDF/A yra PDF poaibis, todėl jį atidaro bet kuri PDF skaityklė. Skirtumas matomas ne atidarant, o po daugelio metų: archyvinis failas garantuotai atrodys taip pat.
Ar konvertavimas pakeičia dokumento turinį?
Ne — turinys ir išdėstymas išlaikomi, tik įterpiami šriftai ir pašalinami archyvavimui netinkami elementai. Originalus įkeltas failas taip pat išsaugomas versijų istorijoje.
Ar galima pasirašyti PDF/A dokumentą?
Taip — kvalifikuotas el. parašas dedamas būtent ant archyvinės versijos, todėl pasirašytas dokumentas iš karto tinkamas ilgalaikiam saugojimui.
Dokumentus įkelsite prisijungę su savo el. parašu — prieigą prie įmonės dokumentų valdo tik Vadovas.